知识管理系统在组织的IT系统中不是孤立的存在，必须跟其他已经存在的业务系统、其他管理系统紧密结合。
尽管许多人口头上都知道知识管理不仅仅是一套软件和系统，但在实践中，许多实施知识管理的企业，其知识管理的实施都是从购买了或价格低廉或昂贵的知识管理软件、系统开始的。
由于知识管理理念在国内传播的时间还较短，许多企业的人员对知识管理并没有全面、客观的认识，这样就造成需求方和知识管理软件、系统的厂商间存在着信息不对称，知识管理软件和系统厂商的“忽悠”将许多企业的知识管理负责人弄“晕”:每家软件厂商说的听起来都很有道理，都没错，都仿佛很高深，都许诺他们的软件和系统能够解决企业的问题，让人无所适从。
有一些机构已经购买了知识管理软件、系统才发现问题:这些软件跟自己的需求不搭界，或者虽然满足了部分需求，但关键的需求和关注点却没有满足，造成项目的失败。
本文试图对知识管理软件、系统的五个主要问题进行辨析，使读者能够通过阅读本文了解关于知识管理软件、系统的一些知识，降低选择的盲目性。
什么是知识管理系统？
所谓知识管理系统(KMS)，是一种笼统的说法，比较准确的说法应该是:支撑组织知识管理实施的IT系统。
这是一个众说纷纭的名词，知识管理领域的专家、软件厂商、不同用户等心目中的知识管理系统概念并不统一。
知识管理领域的专家们对知识管理系统的认识上分为两个流派，一是技术与工具观，一是系统观。T.H.Davenport and L.Prusak认为知识管理系统是经设计和开发的为组织的决策者、用户提供决策和完成各种任务所需知识的一种系统。Peter H.Gray认为，“知识管理系统是一种集中于创造、聚集、组织和传播一个组织知识的信息系统。知识库和知识地图是知识管理系统的两种常见类型。”
而IT系统和软件厂商对知识管理系统的定义就更是五花八门，从IBM、微软、甲骨文这样的国际厂商到国内三五个人搭成的草台班子，都在“制造和开发”自己心目中的知识管理系统:做OA的说自己的是知识管理系统、文档管理系统厂商、内容管理系统厂商、数字图书馆、远程电子学习(E-Learning)等厂商都在宣扬自己的系统是知识管理系统。
从用户需求的角度说，制造型企业与研发型的企业眼中的知识管理系统一定不同，而一个初创型的公司需要的知识管理系统与一家具有一定规模和信息化基础的公司的需求差别也一定很大。
在对知识管理系统的定义上，专家们冗长拗口的定义让人看不清楚，IT系统厂商在自说自话，自卖自夸，每家都有多少成功案例和成功应用;不同类型、不同发展阶段、不同规模的企业对知识管理系统的需求各异，每家企业所需要的或者已经在使用的知识管理系统差异很大，这就是当前知识管理系统面对的问题。
笔者认为，所谓知识管理系统(KMS)，是一种笼统的说法，比较准确的说法应该是:支撑组织知识管理实施的IT系统，其本质是一种经由网络通信技术、知识仓库技术、自然语言理解技术、神经网络技术等等技术上建立的组织应用平台、工具、软件等。根据组织规模、类型、发展阶段的不同所需要的系统也不同。
系统与知识管理的关系
知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易成为知识管理实施的障碍。
知识管理本质上是一种管理的活动和实践，所以知识管理系统的作用不能被无限的高估，这也是国际知识管理界的共识。我们认为知识管理系统的主要作用在于对显性知识的有效管理(获取、评估、存储、分享、利用和创造)和创造一个方便隐性知识显性化、共享的氛围。
有据可查的记载，最早的知识管理项目是一个美国Chaparral Steel的公司实施的，那时候有关互联网的技术还不存在，局域网的发展还处于早期阶段，知识管理相关的技术还没有充分的研究，因而当时的知识管理实施不可能有一个很好的IT系统支撑，他们依靠内部管理和公司战略，明确知识管理活动内容等来实施组织KM。通过知识管理实施，现在该公司仍然是钢铁行业内质量与效率的领先者，同时他们一直保持了不太注重技术和平台的知识管理实施方式。
Chaparral Steel公司的案例不能作为知识管理实施可以不依靠系统的证明，由于当时条件的限制，Chaparral Steel公司的知识管理实施不可能拥有比较完备、功能强大的IT系统来支撑。他们良好的管理基础和在知识管理实施上的努力和管理投入来弥补这个缺陷。
很少一部分人认为当前知识管理实施不需要知识管理系统一样能够实现，这是一种很狭隘和“傻瓜”的想法，随着IT技术的发展和软硬件价格水平的下降，通过IT系统来实现管理水平的提升、成熟经验和管理方法的固化无疑是最好的选择之一。
在对待知识管理系统上最大的错误观念就是将知识管理等同于知识管理系统，认为有一套系统就实现了知识管理，就成就了知识型企业，这是很有害和错误的观念:知识的载体和创造者、使用者都是知识工作者，所以知识管理的根本还在于人，知识管理系统本身不能带来知识管理的实现。
进一步说，知识管理需要发挥每个知识工作者的主观能动性，即便你强制每个人每天都必须用知识管理系统，但如果员工没有对知识管理的正确认知和主动参与，那么知识管理系统的使用就成为员工的应付，那么知识库就将成为垃圾库，知识管理永远无法实现。
对于知识管理系统的认识，我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易的成为知识管理实施的障碍。就是说，如果有一个合适的知识管理系统只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理系统不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
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