一个集团公司的信息化建设项目不仅仅涉及到集团公司本部，同时也涉及到不同业务范畴的各级下属企业需要统一采购、统一部署，要综合考虑各单位的共同需求，进行统筹规划和分步实施，成功部署。
作为国企，中航旅业公司的行政办公特点要求必须高度的协同。下属企业，每天都有财务日报、总结、请示、上行文、下行文、客源分析、效益分析、经营状况、旅行社的组团情况等等需要上报到集团总部，在上协同系统之前，我们主要通过电话、传真机、电子邮件等来上传或下达文件，五台传真机同时使用，几天就没墨粉了。我们有一台网络打印机，不算带有打印机、传真机所用的纸张，不到半年的时间，这台网络打印机就消耗纸张达46000多张，每天大约消耗200多张纸，因为报表分析具有很强的时效性和准确性，现有的通讯手段已经很难满足当前的需求了。鉴于协同办公对于一个机制良好的现代企业而言，是现代化办公是必不可少的方式，同时也是公司上下行文、公文流转、档案管理、协同工作的迫切需要，笔者参与建设的第一个信息化项目就选择了协同系统。
选择“协同”产品
当时做为公司的IT主管，论证了多种方案，例如VPN（虚拟专用网）、VRC（虚拟远程客房端）、企业电子邮局等，最终还是选择建立一套办公自动化系统来满足办公需求。
在认证协同系统的过程中，有人提出成型产品的软件，功能不全，不能完全适合公司的具体要求，不如找一个软件开发商，为中航旅业公司量身定做一套软件，这样可以完全满足各部门提出的要求，功能会非常全面。当时我持反对态度，面向客户开发的项目，与购买成熟的产品相比，会增添四大问题：其一，要进行个性化需求分析、概要设计、详细设计、系统开发、测试等，其建设周期长；其二，因为针对客户自身的需求特定开发，软件开发商的开发成本只能由企业承担；其三，就是稳定性差，虽然经过系统测试，但是其测试的范围无非就是软件开发商、集成商、用户三方，没有经过大范围、不同应用层次的测试，必然存在测试不到位的隐患；其四，就是升级的问题，在近十年，最常用的操作系统从DOS、Windows3.2到windows XP，硬件从Intel486到P4，一般的应用软件至少也经过了数次的升级和换代。
购买产品化的软件系统，开发商的研发成本分摊到了每个购买其产品的客户身上，对于单个用户来说，投资会相当低，而且其产品面向的是不同类型的大量客户群，而非一个客户，那么对产品测试的严格性要求自不必多说，产品卖出后，还要经过众多不同业务范畴的不同用户的实际应用，出现了BUG之后，及时打补丁，产品的稳定性自然就会很好。最后，就是因开发商的生存问题，其产品一定会紧跟软硬件的换代而升级。
况且在一个集团公司中，尤其是非IT界的企业，不是所有的人都精通计算机技术、了解网络技术及公司信息化建设的战略发展规划。开发一个项目，在做需求分析，征集各企业的需求时，企业员工会把所有的能够想得到的功能，全部罗列而不知其合理性。
系统开发商，也就是项目中的承担方，不敢对任何人说“不”，不敢否决任何已经提出的功能，如此一来，一方面大幅度增加了企业投资，另一方面，该项目的功能将会非常全面（不如用庞杂来代替全面），在以后的应用过程中，将会给非计算机专业的员工带来应用困难，因而就会出现难以推广的难题，可能导致应用此系统的人越来越少，最终以致投巨资建立的信息化项目被闲置。
在软件开发中，同样存在“二.八”现象，即一个项目中80％的功能只需要20％的研发投入，操作人员在应用中确能应用到80％，而20％的功能需要投入80％的研发力量，在实际应用中确只能用到20％。所以信息技术主管在收集所有员工的需求之后，一定要以绝对权威的身份甄别和取舍功能需求，力求性价比的最大化，不要让软件适应每个人，而要让每个人来适应软件。
之后经过对不下十个厂家协同系统进行认真细致的调研工作后，我被用友致远公司的“A6协同管理系统”打动了。我是做软件开发和系统集成出身，对软件的市场和技术很了解，如果为我们特定开发一套完全适合公司需求的OA系统，至少需要投资60~70万元，研发周期大约16个月，使用用友致远协同产品，才花10万左右，搭建整个平台，加上服务器，DDN专线等，才用了20万左右。从立项到使用整个过程，用了不到3周的时间。
B/S体系结构应当是当今协同应用选择的一个重要标准。中航旅业公司下属33家企业，分布在全国各地，需要在应用水平参差不齐的情况下能快速部署系统，超过170个终端使用者在简单的培训后就能快速上手。B/S结构的软件安装非常简单，只要把服务器端配置好，远程就可以登陆，Browser，也就是浏览器，大家都会用。
而这种基于数据管理中心的“数据信息一体化”的理念也正是我们中航旅业公司网络化建设的发展方向，即所有软件包括财务、酒店管理、旅行社管理、人力资源管理、企业资源分析系统等，都将是这种模式，各分支机构的计算机用户都是以客户端的形式登陆到公司本部数据中心的，本地不设管理软件等系统，这样，可以把各分支机构的硬件设备所用的资金节约下来，同时不必在每个分支机构都安排专业网络管理的工程技术人员，公司本部的数据中心管理所有软件、硬件、以及与各地分支机构相连的专线等，对硬件和软件的统一升级和维护，使工作分工更细、更合理、更专业化。
“协同” 带来全新变革
中航旅业应用协同系统已经有两年多的时间了，它不仅给我们带来了一种全新的工作模式，也大大提高了各企业、部门、组群以及个人之间的事务处理效率，并实现有序可控、全程共享的良性办公机制。同时通过协同系统的信息流程约束，规范管理过程，积累企业知识，从而达到理想的管理结果。在团队合作中，个人办公效率的提高不是光指打字速度，而是指信息发出的速度，找人找不到，事情常被耽搁，另一个效率就是对信息资源的有效使用，灵活的查询、转发是一个重要的特征。从事办公室工作的员工，有一项相当大的工作就是找领导，签批文件、审核、汇报、上行文、下行文批复、签字等等，尤其是当找不到领导时，工作就会有所延误。其实领导在刚从烦杂的事务中脱身，准备整理一下经营思路，而这时就有人敲门进来送文件，这个刚走，那个又来送请示。而应用了协同系统之后，这些问题都迎刃而解，从事办公室工作的员工，把文件通过协同来提交，公司领导可以随时随地处理批文。这样一来由于信息反馈的及时性，解决了人找人、找不到人的局面，每个人可以从容安排事务，不仅提高了个人办公效率，也提高了整个团队的工作效率。
这就是“协同”给中航旅业带来的全新变革，我们称之为“3A”，即“AnyTime、Anywhere、Anyone”,也就是任何时间、任何地点、任何人。
解放军信息工程学院毕业，曾在国家遥感中心航空遥感一部从事IT技术研发工作，主持和参与的项目涉及GIS、CA认证、银行业务、电信监控、硬件仿真、OA系统、网络安全等领域。目前在中国航空集团旅业有限公司任CIO一职。(T112)
