电子政务要求实现信息资源的共享，力争实现“一次录入、多次使用”，但在现实中，政务信息提供者却经常要向不同的政府部门提供同一信息，造成了严重的资源浪费，也影响到政府服务的水平。出现这种现象的原因包括：制度缺位、部门利益与信息垄断、信息不共享的后果、信息需求不明、政府部门信息化体系各异等。
多头采集、重复建设不仅浪费巨大，使信息的采集与利用成本升高，还阻碍了部门间信息共享，加重了信息负担，造成不良的政治影响。为此，建议一种基于共享的政务信息采集机制，对于加强政务信息的规范化管理、促进政府信息公开、开展电子政务具有极为重要的意义。本文仅就政务信息的采集规范与管理体系提出建议。
一、制定政务信息采集规范
政务信息采集规范是对采集范围、采集方式与责任界定进行规范，避免重复采集与保证政务信息的完整采集。
1．确立采集的原则
在美国，《政府文书工作消减法案》对政务信息采集的原则（44 U．S．C．3501）作了如下规定：
（1）使个人、小企业、州及地方政府和其它客体的联邦文书采集减至最小；
（2）使联邦政务信息采集、维护、使用与发布的费用降到最小；
（3）最大程度地提高联邦政府所采集信息的有用性。
《联邦信息资源管理》指出：美国政府“机构应该采集或产生那些对机构职能的实现有重要作用的、具有实际效用的信息。”
加拿大政务信息资产管理 (MGIH) 政策第3条规定：“政府应使采集、产生和接收信息的花费最小化”。
笔者认为，以上原则均可供我国政务信息资源采集参考。为此，政务信息资源采集应当遵照以下基本原则：
（1）政府机构应优先采集与机构职能相关的、为履行职能具有重要作用与实际效用的基本信息；
（2）数据只能采集一次，并要在能有效完成维护任务的级别下运行，使政务信息采集、维护、使用与发布的费用降到最小；
（3）实现某一级政府采集数据，各级政府共享数据，以实现整个政府范围内多源数据的无缝集成，并能在政府部门间实现最大共享为目的。
（4）效能优先的原则，使信息采集、产生和接收信息的费用与它对机构和使用者的价值相称。
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