我国电子政务的发展正在不断催生大量包括重要政务信息、经济信息和个人信息等内容的电子档案。但是由于目前电子档案的规范化、标准化管理体系尚未建立，电子档案信息资源的现实共享和作为数字文化遗产的永久保存等矛盾已显得日益突出。在党中央、国务院明确档案部门应加快传统载体档案、文件、资料等数字化进程的背景下，江苏省政府确定“电子档案中心”为江苏信息化12345计划中全省信息化基础性、全局性、标志性工程之一，尝试通过信息化重点工程建设项目解决电子政务建设中电子档案的管理问题。本文从江苏电子档案管理的实际出发，结合电子档案中心建设由点到面作出分析并对如何解决我国电子档案管理等问题提出一些建议。
一、江苏电子档案中心提出的背景和可以解决的主要问题
随着江苏近几年电子政务的快速发展，业已产生和正在产生的大量电子档案信息资源如何管理、如何作为数字文化遗产永久保存、如何打破部门屏障反哺政府及社会公众的问题提上了议事日程。从资源共享和效益优先的角度出发，建设电子档案中心进行集中永久保藏势在必行，可以解决如下问题：
1、建立标准体系，加大标准执行力度问题
法规和标准是电子档案管理的基础和最实质性的保障措施，缺乏完整的标准体系和标准执行不力是当前电子档案管理建设中的主要瓶颈，目前，各级政府部门大多未能在办公自动化系统中执行国家档案局已出台的《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等标准，使得数据格式、结构不统一的“数据垃圾”存在不断生成的可能性。电子档案中心作为专门管理机构将推动涉及电子档案资源的一系列归档范围、元数据标识、描述、存储、查询、交换、管理、检索、利用、真实性鉴定、安全等标准规范的出台与执行。
2、档案数据分散和资源浪费问题
网络环境下许多信息中心或计算机中心已成为保存电子档案载体的机关“第二档案室”。许多部门重电子公文的流转，轻数据的归档管理；即使比较注重数据集中的部门，也仅仅将数据集中在一台或几台服务器、小型机上，既没有建立档案数据库，也没有建立良好的管理和备份体系，更没有及时向档案部门实施法定移交。有的已发生服务器硬盘损坏，2000-2002年数据无法恢复、以至永久丢失损毁等现象。电子档案数据分散的直接后果就是：许多电子档案数据得不到档案部门的合理收集和鉴定，在三个月最长一年时间内就会面临被删除而得不到保存的结局，国家档案信息资源散失的危险性和风险加大；投入重金重复的存储，延缓了电子档案信息资源“有效管理+开发服务”格局的形成，造成重复建设，提高了政府信息保管的成本。
3、档案部门在电子政务环境下依法接收电子档案的问题
《档案法》明确“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”， “县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业”，“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。按照依法行政原则，档案信息资源管理早已形成有效的三级管理模式和较为完备的体系，在对信息资源的管理上档案行政管理部门具有法定权威。电子档案中心可以依法加强档案部门集中管理档案信息资源的地位，保护档案文献遗产，实现档案信息资源共享。需要强调的是，在电子档案的管理上，档案局和档案馆是一体两翼的作用。档案局作为行政管理部门，有对电子档案等数字资源实行业务监督和指导的任务，而档案馆的电子档案中心是电子政务重点业务应用平台的组成，它的性质不同于一般的行政厅局，它是综合性实体和电子政务产生各类有保存价值信息的归宿地和着陆地，基础性地位等同于数据处理中心、备份中心，是与统一平台和各类业务系统同步运作的机构，具有动态性、超前性和综合性。
4、国家综合档案馆电子档案管理经费不足的问题
经费明显缺乏，是各级档案部门面临的一个普遍问题，满足不了社会公众对档案利用的迫切需求，制约了档案数字化和电子档案开发利用的稳步发展。2006年《江苏省国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》中提出 “加强档案资源建设，保护档案文献遗产，推进档案数字化进程，提高档案馆服务功能”，电子档案中心的建立可以确保档案馆得到公共财政支出的保障，落实档案数字化任务，尤其是针对利用频率高和濒临损毁的珍贵档案文献遗产的数字化。
5、电子档案管理机构和人才队伍亟需加强的问题
档案信息化人才缺乏是制约电子档案管理的另一个重要因素，各地档案部门普遍缺乏既掌握丰富的档案工作理论和实践经验，又掌握现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术等、适应档案信息化现代化建设需要的应用性人才。以江苏档案系统为例，截止2005年底，江苏省三级档案行政管理部门和各级各类档案馆共286个、2000多人，省、市级机关和企事业单位专兼职人员8815人。文化程度本科以上（含双学士、硕士）1000多人，大多为档案专业毕业；具有高级专业技术职务的200多人。数据显示，江苏档案机构完善，人员具有一定规模，但是信息化人才、复合型人才和高层次人才严重缺乏。电子档案中心的建立有利于汇聚和培养所需人才。
二、解决电子档案管理的几点对策
（一）在实践的基础上稳步制订相关电子档案管理标准
电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，如国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）等；遵循“电子文件全程控制”和“文档一体化管理”原则，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、元数据等数据结构一致，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整，确保电子档案得到科学保管和高效利用。在实践过程中要保证电子档案的顺利采集、保管和整理，还必须制定电子档案的整理和归档范围和保管期限、文件处置表等规范；档案馆要和电子公文数据交换平台和办公自动系统进行交互，就必须制定电子档案中心等接口规范、归档元数据、移交元数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映档案信息化的应用水平。
（二）重新确立有效的电子档案管理运行机制
随着电子政务建设的发展，电子签名、内容管理等信息技术的渗透和应用，我国传统的档案管理机制已与形势的发展不相适应，必须实现流程再造，形成新的电子档案管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案部门的事情，更是一个系统工程，需要明确相关责任者的职责。该责任体系大致可由以下五部分组成：
1、档案行政管理部门的责任定义：参与本地信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全地区范围内监督指导国家有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。
2、国家综合档案馆的责任定义：负责依托电子政务网络，建立“电子档案中心”或数字档案馆，按照管理权限，分别在省市县三级各部委办厅局和企事业单位范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务。
3、单位档案部门的责任定义：依法监督和指导本单位及所属单位的档案工作，负责本单位电子文件归档范围的具体制订、管理制度和电子档案管理与办公自动化系统与业务系统中电子档案管理的应用需求。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心或数字档案馆的实时移交。
4、单位信息部门的责任定义：负责电子文件的归档接口和归档电子文件的有效性管理。配合档案部门对逻辑归档电子档案数据进行科学、有效、安全的管理。严格执行国家有关档案信息化标准规范。协助向电子档案中心或数字档案馆的在线或离线移交电子档案和分布式管理。
5、文书处理部门的责任定义：根据工作实际，配合档案部门管理人员制定电子文件归档范围和保管期限，收集和管理单位形成的电子文件和电子档案，并按照国家、地方标准实时将反映工作全面情况的电子档案信息归档。
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