认清概念，选择协同软件的前提
协同软件发端至今已经有5年之久，许多专业协同软件厂商辛勤耕耘，为协同软件现在的蓬勃发展状况奠定了良好基础。但5年的协同软件市场推广一个最大的遗憾是：许多用户虽然已经知道协同软件这个名词，却对其概念比较模糊，这一定程度上影响了用户对协同软件的正确认知与选择。
那么什么是协同，什么是协同软件？协同在汉语字典里的定义很简单，即：互相配合 。望文生义，协同软件就是互相配合的软件。综合国内外的一些相关资料，协同软件的完整定义是：辅助多人多组织共同完成事务的管理软件。协同软件的管理思想核心是：互相配合，协同参与者是多个人员与群组之间和多个应用系统之间，协同的目的是：完成管理事务。
从以上定义可以知道，协同软件既可以协同人与人之间的事务，又可以协同系统与系统之间的事务。以复旦协达软件为参考：其CTOP协同软件可以将各个离散的人员、组织、系统联成一体，沟通人员、组织、系统之间的信息孤岛，从而达成协同高效以及提升管理执行力的应用目标。与协同软件相关的软件功能，包括了：公文与档案管理、个人与资产日程管理、信息门户、知识管理、信息采集与应用集成、流程管理、即时消息、电子邮件等等，这些功能可以应用在行政办公、财务管理、项目管理、人事管理、客户管理、物流管理、产品数据管理等方方面面。例如应用在财务方面，就包括了会计数据的采集与显示、请款报销等流程管理、财务管理知识库、财务相关收发文与档案等等。当然，不同的专项应用还可以组合在一起，在实现各自应用效果的同时，实现组合应用效果。
协同软件的应用核心是工作流管理，工作流管理(Workflow Management, WFM)是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理能够带给用户管理方面的价值是提升执行力，这其中主要是通过梳理和规范执行力相关的三大核心流程来达成，这三大流程是：战略(或者决策)、人员(或者组织)、业务(或者运营)。
认清这些概念，对于用户选择协同软件很有帮助。目前许多用户在选择协同软件时比较困惑，主要源于对协同软件相关概念比较模糊，对协同软件的功能与价值尚不清晰。
悲观与冒进，错失馅饼与掉进陷阱
协同软件以其实施成功率高、投资回报期短等特点，倍受用户青睐。据调查数据显示：巨大的市场前景，吸引了中国近500名商家投身协同软件，其中复旦协达等以工作流应用为主的产品，和点击科技等以即时消息应用为主的产品，是中国协同软件市场的两大主流力量。面对迅速兴起的协同软件市场，IBM、Oracle、Microsoft等国际厂商也耗费大量人力物力投身其中。
用户需求的激增与厂商的大力推动，使协同软件逐步成为信息化建设的基础软件之一，据预测，未来三年内协同软件需求增长率将超过ERP，成为用户管理软件的首选。对协同软件的观望甚至悲观的心态，可能会使具备潜在需求的单位，错过协同软件的最佳实施时期，从而错失一个本该吃到的信息化“馅饼”，影响本单位的信息化建设和管理工作改进。
目前国内外先进的协同软件往往是平台化的产品，其灵活的特性能够满足用户多样性应用需求。因此有些人误以为协同软件包罗万象，可以解决一切管理问题。事实上，协同软件的核心思想是“协作”，与ERP等软件关注“计划”、CRM软件着重“关系”的管理思想有着本质的不同，并不能实现ERP、CRM的所有应用功能。但随着管理软件的发展，各种管理思想都会在同一软件中有所体现，例如协同软件可以实现客户管理功能，也可以实现一些生产制造的功能，但这些功能并不能体现完整意义上的“关系”管理和“计划”管理。
由此看来，协同软件也有其适用性的问题，同时各个厂商提供的协同软件产品在管理思想和应用功能上各不一致。例如复旦协达的协同办公、协同商务、协同政务等应用，是以自主研发的中国首套SOA协同软件CTOP为基础的平台化软件，可以实现基于协同管理思想的多种管理功能。协达软件丰富、易用的工作流系统功能，即时消息、电子邮件、论坛、公告、网络硬盘等整合一体的信息交互与共享功能，以及独特的EAI应用和ETL工具，文档、知识、档案等一体化管理等等，这些功能基于SOA思想组合应用，有效实现了人员、组织、系统之间的协同。另外，市面上也有许多协同软件各具优点，有的在视频与语音通话方面比较强，有的在ERP相关的应用上体现比较好，还有的在实现CRM的关系应用上有优势。
如果不将协同软件的功能、价值与自身的需求对应起来，不加思索就贸然选择协同软件产品，甚至有不管什么协同软件买来再说的“冒进”想法，极有可能会掉进“馅井”，而不是错失“馅饼”！（T121）
