经过近5年的发展，协同软件已经成为信息化建设领域中重要的生力军。在复旦协达等一大批专业的协同软件公司努力下，协同软件正在被越来越多的信息化同仁和用户所认可。协同软件的广受重视，使SOA（Service-Oriented Architecture面向服务架构）、WFM（工作流管理Workflow Management）、XBRL（可扩展商务报告语言 eXtensible Business Reporting Language）等与协同软件关系密切的软件新技术，也逐渐引起人们关注。
关于SOA、WFM等技术在协同软件中的应用，已经有很多文章对此予以阐述。本文将通过描述XBRL在协同软件中的应用，让读者了解XBRL这一技术对于协同软件的重要性，以此加强对协同软件产品的深入认识。
协同软件的发展与XBRL的产生
协同软件是多人、多组织依照一定的规则，共同完成一系列事务的软件工具。从这一定义中我们可以明显看出协同软件的两个重要特征：第一，协同软件以人为本，围绕着软件操作者本身，来展开各项应用服务；第二，工作流是协同软件的核心，它用以设定、记录、解析事务流转、处理的规则。同时这一定义带给我们另外一个启示：同一事务在不同组织、人员之间的流转，需要相同的“内容载体”格式，即相同的表单格式能被不同准则的组织、人员所接受。
在协同软件尚未出现的时期，数据表单格式有一部分是非结构化的文本方式，如：在WORD、PPT、PDF文件中的表单；另外大部分表单以结构表的形式存在，如关系型数据库和EXCLE表格等。非结构化的表单存在“值”必须由人工判读，因此无法自动参与计算的缺点，而结构化表单中的数据“值”又不能被浏览器直接调用。上述缺点的存在，使得在互联网时代，表单格式需要寻找新的技术方案，XBRL此时应运而生。
XBRL（可扩展商务报告语言 eXtensible Business Reporting Language）以前称为可扩展财务报告语言(eXtensible Financial Reportin-g Markup Language，XFRML)，最早是由美国华盛顿州的会计师Charles Hoffman在1998年4月份提出的，并在AICPA赞助下于1998年12月31日提出了一个使用XML作为编制财务报表工具的原型。目前，XBRL的应用价值已经不仅仅限于财务报告领域，各种基于互联网发布的表单格式报告，都因为XBRL变得更加容易传递、交互、分析。
XBRL对于协同软件的重要作用
协同软件在数据存储方面，与ERP等软件最大的不同在于：协同软件大部分是非结构化或者半结构化数据，而ERP绝大部分是结构化数据。以往非结构化数据值的人工判读方式，使协同软件往往给人以“仅适用于文档管理”的印象。在协同软件推广初期，甚至有人认为协同软件不能像ERP一样进行数据统计分析，因而认为它毫无价值。
XBRL技术的采用，使协同软件可以基于非结构化的系统理论，不仅管理好文档，而且能够对数据进行统计分析。在协同软件中，工作流是其重要核心，它支撑软件系统将各种事务简便地按预定规则进行流转。而这些事务的内容载体，往往通过表单的形式体现，这些表单要在互联网上被持有不同格式标准的组织和人员调用，XBRL成为必不可少的技术标准。
由于XBRL是一个基于XML的跨平台的数据传输标准，是一个以标记语言编写的文本文件，只要用户的浏览器支持XML，用户就可以像浏览HTML格式的网页一样，浏览和下载需要的数据信息。尽管XML与HTML都是SGML(标准通用标记语言ISO8879)基础上发展的标记语言，但HTML着重是对文档在浏览器上显示时的格式进行标记，而XML是对文档的内容和结构进行标记。因此，XML更适合计算机阅读，通过计算机对树状结构的文档分析，用户可以更好地对文档的内容进行检索。
以被IDC、CCID等机构评价为产品竞争力第一的国产协同软件复旦协达CTOP为参考，最新一代的协同软件所涉及的各类管理表单和数据报告，都符合XBRL要求。主要体现在：
1、每一个条目（item）的数据值都对应一个标签，这种方式使每一个条目的数据都以“元”数据的形式存在，便于交互与计算。如商品采购表单中的系列商品，每一商品的品名、数量、金额等等，都有一个唯一标签标记，而不同于关系型数据表或者EXCLE纵列表的格式，通过字段项和数据行确定“值”；
2、多个条目组成一个元组（tuple），如“商品采购单”或者“资产负债表”，都可以视为由多个条目组成的一个元组；
3、每一条目可以分类确定其属性。
这些数据表单，即是具有“编辑”权限者的数据输入口，又是具有“审核”权限者的显示报告。同时，这些数据表单中输入和显示的每一个“元”数据，都可以参与数据统计分析，因此也成为分类集报告的原始数据。
由于数据的定义细化到每一个条目，使符合XBRL标准的数据表单在定义时相对繁琐，甚至与传统EXCLE式的表单在体现形式上有所不同。目前，新版本的复旦协达CTOP协同软件采用了一些改良方法，在符合XBRL标准的同时，加强了表单的易用性，可以定制和显示接近于EXCLE形式的表单。
另外，微软的EXCLE甚至WORD等软件的文件内容，也可以通过工具将其转换成遵循XBRL的报告。这些事实表明，XBRL已经成为各软件公司遵循的重要标准之一。(T121)
