项目背景
广州高露洁棕榄有限公司是全球领先的日用消费品公司，拥有200多个国家的40,000多员工。在口腔护理、个人护理、家居护理和宠物食品等方面为大众提供高品质的消费品，其中有很多是广大消费者耳熟能详的全球著名品牌，如高露洁、棕榄等，特别是在口腔护理、液体香皂和腋下护理领域，在全球具有明显优势，在其他领域，也有一大批在日用卫生方面为全球消费者所熟知的品牌，作为一个全球性的卫生用品生产企业，高露洁公司内部对生产的管理极其严格，对生产上的每一个环节以至每一个步骤，都有大量的文档进行规范进行管理，因此，对于企业内部的QA（品质管理）部门来说，收集和管理这些文档的工作尤其重要，而怎么管理才更有效，更高效，更合理，则是QA部门的主管所思索的一个重点问题。
在我们与高露洁的接触中，我们发现，对于一个这样的国际性企业来说，虽然内部有很多种的管理系统在运作（SAP、Notes等），但是却偏偏没有一个文档管理的系统，目前所有的QA文档，都是以手工方式进行处理，手工收集，手工送签，手工整理等等，明显的，这样的管理方式不可让人接受。
解决方案
神州数码工作流系统（Easyflow），是一套内置了高度智能的流程自动化引擎的平台式产品，其工作流程平台主要包含了设计、执行、管理工具三个类别。它基于Microsoft平台，采用模块化和N－Tiers架构的设计理念，是高度产品化的企业工作流管理软件。Easyflow不但包含工作流引擎，能方便用户对电子流程的灵活定义，还包括“所见即所得”的电子表单功能，可以完全重现目前企业内部特有的单据样式；流程管理覆盖了企业行政管理、人力资源、财务管理、市场行销、产品研发、企业物流及ERP集成诸多方面，是企业内部数字神经系统中不可或缺的组成部分。在这个平台上我们扩展出多个有针对性的业务应用模块，例如针对ISO标准文档进行管理的ISO文档管理模块、针对企业内部行政办公方面应用的MOA行政办公模块；针对企业内部对知识管理需求的KMS知识管理模块等。
正是因为我们有ISO文档管理模块这么一个应用，我们完全可以利用这个模块把高露洁的各种QA文档管理起来，经过我们的接触和分析，我们发现虽然高露洁的QA文档不完全符合国际上的ISO标准（高露洁有一套自己的标准），但是只要我们对ISO模块作少量的改动，是可实现对它们QA文档管理的需要的，因此，我们提出了使用这个ISO模块来对企业QA文档进行管理的建议。
我们放弃了原来ISO标准体制所限定的架构模式，采取了保留高露洁现有文档架构的方式，把高露洁目前的手工管理结构完整的迁移到我们的工作流系统来，然后把原来手工确认文档的方式改为我们电子表单确认的方式。
项目成果
由于在结构上变化很大，我们开始也挺担心这样的改动到底能否实现高露洁的管理需要，并且客户本身有一套已经用了很久的手工模式，包括管理层的人员都已经习惯了这套模式，当转移到我们的电子信息管理的模式上的时候，会否出现问题？为了防止这些忧虑的产生，我们在构筑这套系统的时候，安排了大量的培训，我们的顾问对客户的QA人员、每个部门的文管人员以及管理层的管理人员进行了大量针对性的培训，期间得到了高露洁高层的大力支持。最终系统上线后，包括QA人员和管理层人员在内，都没有出现抗拒使用或者不会使用这套系统的问题，并且都还很愿意使用我们的系统进行管理。用他们QA主管的话来说：如果一个系统可以节省我们50%的人力，提高80%的效率，减少60%的出错可能，为什么我们要抗拒这样的系统？
客户评价
“神州数码的工作流系统是一套出色的管理系统，你们的产品能够快速的针对我们企业的特点进行调整，把我们原来滞后的文档管理模式改变成目前高效的管理模式，这一点是很不容易的。我们能很顺利的从手工处理方式转入电子处理的方式，这和一系列高质量的培训是分不开的，你们拥有非常尽责和高水平的顾问队伍，很感谢你们的付出和努力！”（责任编辑：崔平）
