成功的项目在于充分的需求调研。神州数码鲁宏OA项目组在项目实施前不是直接把现成的产品照搬到鲁宏，而是双方先进行充分的分析和论证。项目组首先分析了OA实施前中联鲁宏存在的问题，然后对鲁宏OA系统进行准确定位。双方一致认为：OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，一个理想的企业OA系统应具备以下平台：
企业通信平台: 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通；
信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态；
协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力；
公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公；
日常办公平台: 改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公；
信息集成平台: 现代企业中已存在的生产、销售、财务等一些企业经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度；
知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
在软件实施过程中，正值百年不遇的“非典”时期，在全国各地均已实施隔离的情况下，神州数码的工作人员不仅没有拖延工程，更在确保工程进度的同时，细化需求，详细调研，注重每一个设计的细节问题。如：在软件设计时，因为软件本身的开发已有一定的成功模块，但与我公司在工作中的称谓不同，则尽力更改，满足我方要求，做出鲁宏的管理特色。对于一些我方没有提出的问题，在其确定我方的需求后，在更改时同样提出征求我方意见。经过双方的协调，在以我方原有管理为核心，神州数码OA的基础上，确定了项目实施的功能模块。详细的功能模块如下图所示：
功能模块 | 功能 | 详细描述 |
登陆界面 |
提供统一登陆界面，每一个用户名及密码，进入系统首页。 |
系统首页 |
统一消息系统 | 接受其他应用数据库产生的消息文档，通过统一的系统查看需要个人审批的应用， | 提供用户按照时间顺序查看属于自己的消息文档，避免了审批和待处理的消息与电子邮件混淆，不能及时处理。对于长期未处理的消息文档的自动清理。 |
用户基本信息 | 显示用户名、部门，并可修改用户密码 | |
应用快速通道 | 快速进入应用模块 | |
通知动态 | 显示最新的通知和发文信息 | |
日常办公 |
个人办公 | 个人办公包含企业员工个人事务处理的主要功能。 | 包括：电子邮件、个人日历、待办事宜。邮件系统实现内、外部收发功能。 |
工作写实 | 员工可以完成本日工作完成情况，下周工作计划，问题与建议等内容，提供查看权限的功能。 | 用户设置用户简要表，设定自己工作周报的读者； |
信息中心 |
通知公告 | 提供为员工了解公司最新动态的信息阅读、查询功能，如：发布公司发文、各种通知 | 发布流程为：提交（信息提供人）－> 审核（主管领导）—> 确认（信息管理员） —> 发布 |
公司动态 | 宣传公司重大活动或事件信息，领导的重要讲话，方便员工形成对公司的统一认识。 | 发布流程同上，并可配以图片等多媒体文件辅助宣传。 |
员工论坛 | 提供员工进行网上交流，发表建设性意见的园地。 | 员工发言可在系统中设置成署名或匿名。管理员可对发言进行删除等控制操作。 |
规章制度 | 将公司内部行政、财务、生产等规章制度，按已经设定好的栏目，用户通过浏览器进行发布，并提供全文检索功能，方便用户查询使用。 | 规章制度发布内容由各部门专人负责，设定一定的权限。 |
企业文化 | 发布企业文化理念、管理制度、领导讲话等企业文化建设文章，宣传企业文化 | 由专人负责发布企业文化内容。 |
业界动态 | 提供为员工了解市场及竞争对手最新动态的信息分类、信息阅读、查询系统。 | 信息来源可以是公司内各部门人员，由市场信息收集人员统一管理、筛选和发布。 |
网络期刊 | 提供员工了解最新的IT动态。 | 为信息中心 制作 |
战略发展特刊 | 为公司领导提供水泥行业的最新动态。 | 为信息中心收集、制作。 |
学习型组织 | 为员工提供最新的公司内部资料。 | 由人力部根据公司的需要提供。 |
盖泽资讯 | 发表最新的公司外部新闻 | 由企业文化部依据公司原有的报刊内容发布。 |
盖泽培训 | 为公司员工的学习提供资料。 | 由培训中心根据公司近期培训内容，在公司内部传送。 |
领导信箱 | 为员工反映情况提供最直接、快捷的方式 | |
投稿箱 | 员工可根据自己的爱好，在公司的报纸上发表文章。 | 改变原有的盖泽报的文章审批。 |
创新提案 | 为员工对公司的管理、以及技术提供新理念。 | 由原创新办公室改进而来。 |
新闻热线 | 发布企业文化部制作的电视台新闻 | |
公文管理 |
发文管理系统 | 为企业提供企业、部门发文的起草、审批、查看审批过程。提供题目和全文检索的功能和阶段自动归档功能。 | 实现发文会签并行处理的功能。可以对相关字段隐蔽的功能。发文的流程将由发文管理员确定，并可根据需要增加或减少发文流程，最多可支持九级发文流程。主管领导对流程停滞人员发催办通知。 |
文件传输 | 用户自定义文件传输流程，阅读者对传输文件进行批示，结果返回到起草人处确认。 | |
行政事务 |
车辆管理 | 提供车辆预定功能，对车辆使用时间安排进行自动管理，同时可记录车辆基本信息。 | |
会议室管理 | 提供会议室预定功能，对会议室时间安排进行自动管理，同时可对投影仪等会议室设备进行预定。 | |
考勤查询 | 与鲁宏水泥现有考勤系统进行系统集成 可定时或手工导入考勤记录 每个员工登录系统后，将可以查询到本人的考勤记录 可利用系统进行考勤申补流程 | |
知识库 |
档案管理 | 对公司内部档案进行条目管理，如有电子文件，可将文件作为附件保存；设定一定读取级别，授权用户或普通用户查询到不同级别文档。 | |
合同管理 | 对公司内部合同进行管理，并填写合同摘要信息，如客户名称、合同金额、签订日期等，设定一定读取级别，授权用户才可查询到合同信息与内容。 | |
各部门文档管理 | 按部门提供部门有价值文档存放的功能，可分为公用文档和部门文档。 | 公用文档可供部门外人员查看，部门文档只有本部门人员才可查看。 |
技术文档管理 | 技术部门技术文档，按分类保存，设定阅读权限，非权限人员不可阅读。 | |
数据查询 |
| 实现DCS、财务数据在OA系统的查询 | 提供报表附件上载功能；报表阅读权限可由用户设定；预留财务报表导入功能，将财务形成的固定格式报表，导入办公自动化系统，形成按科室、项目的分权限查询。 |
综合来讲，选择对了软件供应商等于项目成功了一半，这一点我们在实施时感触颇深。在实施过程中遇到了诸多问题，因为有前期的充分准备，加上实施团队的通力合作，圆满完成了预定的工作。通过OA的实施，不仅为鲁宏培养了信息化的人才，更为鲁宏的管理带来了提高。成功在于总结，我们在感受OA系统带来的便利时，我们也在总结鲁宏OA成功导入的作法和经验：
首先，在软件的界面和形象上和公司宣传标识保持一致，界面的设计在借鉴了软件原有设计的基础上，按照我公司现有的工作模式，进行了客户定制。
其次，对于软件中的工作流的实现，在软件使用要求下，我们对现有的工作流程进行了重组、再造。这其中因为牵涉到各部门工作权限的重新分配，给工作造成了一定的难度，但是也为我们下一步信息化的进行打下了坚实的基础。
同任何管理类软件的成功实施一样，正是有了公司领导的大力推进，才保证了项目的如期进行。在项目实施过程中，公司总经理亲自挂帅。在IT咨询项目中，公司领导团队全部人员参加所有培训。在流程优化项目中，总经理担任优化小组组长，亲自主持流程优化会议，从而克服了项目推进中可能产生的阻力，推进了项目的实施与进展。
鲁宏水泥作为传统企业，信息技术人才特别匮乏，人才的匮乏，制约了公司信息化实施的速度和效果。我们正是认识到这一点，在内部人力资源不足的情况下，充分利用外脑进行规划，但同时也加强自身人员的培训。为适应新型的工作方式，由公司领导带头，补充相关的专业知识，公司党委书记在已年近半百的情况下，从一个“电脑盲”到精通软件的运行，进行日常办公，仅用了三个月时间。也正是由于OA的运用，提高了管理人员的能力。
现今，OA软件已经正常运行一年多了，公司的OA用户已经达到300多人。总结公司的OA实施经验，结合公司这几年信息化建设历程，我们发现信息化不仅提供了一个工具，更重要的是为我们提供了一种管理思想，经过外出考察和切身的体会，我们发现在信息化的道路上，最重要的是切合企业本身的实际情况，量体裁衣，从本身出发，在整体规划好的基础上，逐步进行。公司在成功运用办公自动化系统后，目前正进行ERP整体规划和实施，并且将逐步实施SCM、CRM、KM、DSS等系统，从而全面“打造信息化鲁宏”。
正如学习型组织理论所说：只要找到了路，就不怕路远。信息化建设也是如此，如今我们积累了一定的信息化建设经验，又有了系统的IT应用战略规划，相信随着公司规模的扩大，公司的信息化建设也将稳健推进，“打造信息化鲁宏”的愿景也将指日可待。（责任编辑：朱晶）
