所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。如何利用好时间，关键在于制定完善、合理的工作计划。简单来说，工作计划就是编排时间表，即：某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做。哪个时间内以哪些事为重点；安排哪些时间内做什么事售上都业的目标何时达到，等等。
工作计划并不要求把工作人员的所有时间全部填满工作内容，而是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题如果安排适当，其他的次要和辅属工作都会随之完成。
真正会利用时间的工作者，不是把时间浪费在工作的忙乱之中，而是用在拟订工作计划中。工作效率比较高的人，往往会用很多时间去周密地考虑工作计划，确定工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。总之，大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。
制定了工作计划后，还要掌握支配工作时间的方法。一个成功的人，善用他的时间，是最大成功因素之一。上到企事业单位、政府部门的领导，下到普通的企业白领、公务员，如果要做好工作，时间不够用是一个普遍现象。既然谁也无法获得比别人更多的时间，那么，唯一的办法是如何计划充分利用时间。
目前流行的协同OA软件，大部分都提供了工作计划管理功能，以帮助用户进行时间管理。下面结合被新浪、网易、赛迪等媒体和机构，广泛评价为产品竞争力第一的复旦协达软件，阐述如何利用协同OA，进行有效的时间管理：
（一）分配好时间
如果想要成功的配时间，你可以使用估计、分配与控制等方法，你还可以种用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式，来在达到目的。只要一开始就将所有的活动按部就班地写成记录时，工作效率自然就侍增高。在复旦协达CTOP协同OA软件中，提供了便捷的工作计划制定功能，并且能够分工作类型分别计划计划制定，使时间分配更加科学合理。软件中提供了时间冲突提醒功能，在工作安排时出现了时间冲突会自动提醒。
（二）排定处理顺序
有许多人都从最近需要处理的任务开始做，结果很可能耽搁了以前需要处理的工作，甚至使老的工作任务“越陈越香“了。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。 复旦协达CTOP协同OA软件中提供了日程视图功能，可以快捷地知道当天需要处理的工作，以前未处理的工作也可以清晰地列示。而协同软件中常用的提醒、催办功能，使传统的人找事变成事找人，最大程度地避免了工作遗漏。在复旦协达CTOP协同OA软件中，还提供了多种提醒、催办方式，如：邮件、手机短信、语音等等，大大加强了时间管理效率。
（三）分派工作
在日常工作计划管理时，一定会发觉有些工作已拖延。如此一来，管理者就该去查明产生这种拖延现象的原因。复旦协达CTOP协同OA软件如果启用了工作流，可以非常清楚地看到工作任务的处理情况，以及工作环节的异常情况。同时，工作计划中的共享查询功能，也是监控工作计划的有效手段。上级领导或者具有查询权限的同事，只要登陆上复旦协达CTOP协同OA软件一查工作计划，比对一下工作的实际完成情况，就会非常清楚地了解工作计划的完成情况。工作任务的分层管理制度，也是改进时间管理的有效方法：
（1）决定那些事由秘书处理，在工作计划中给秘书安排一个工作计划，确定由秘书处理；
（2）将一些工作分配给助手做，在工作计划中给助手安排一个工作计划，确定由助手处理；
（3）然后看看其余的，再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”，此外，剩余的事就该自己处理。
当然，实际工作中，秘书给领导安排工作计划也是很常见的情况，复旦协达CTOP协同OA软件中也支持这种应用方式。除了上述三点重要的时间管理技巧外，应付意外事件 、高效阅读、快速决策等，也是充分利用时间的常用技巧。
目前，国际上有五种非常有名的时间管理方法，下面分别予以介绍：
（一）6点优先工作制：
该方法是效率大师艾维利提出的，他认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。因此，他建议每天依据重要性列出6件工作，然后依次处理。复旦协达CTOP协同OA软件中可以定义每天的工作计划和工作处理时间，以及工作提醒的提前期，以便于依次提醒和处理工作。
（二）帕累托原则：
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的，其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。根据这一原则，在复旦协达CTOP协同OA软件中制定工作计划时，对任务分清轻重缓急，进行如下的排序：
A 重要且紧急——必须立刻做。
B 重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
C 紧急但不重要——这些事拖一拖无伤大碍。
D 既不紧急也不重要——有闲工夫再说。
（三）麦肯锡30秒电梯理论：
麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”，或称“电梯演讲”。
（四）办公室美学：
秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。将重要的文件立即处理，让高效工作的前提。处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。复旦协达CTOP协同软件可以帮助用户高效处理工作，便于保持办公室的整洁。
（五）莫法特休息法：
莫法特的休息方法就是从一件工作转换到另一件工作，从而持续不间断工作，也不至于产生疲惫。《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降许多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果长时间持续同一项工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。
（责任编辑：罗洪泽）
