电子政务建设实质上是与行政管理体制改革相互促进、不断完善、循序渐进的一个发展过程，也是不断提高为民服务能力和水平的重要举措。在推进信息化工作、应用OA系统的过程中，厦门市政府办公厅逐渐发现一些深层次的问题，也发现在观念、思路、工作方式上有不少不适应各方面要求、需要努力改善的地方。除了研究原OA系统存在的问题，找出原因，也从老工作思维中跳出来，解决新形势下出现的新问题，发掘新需求，规划出计划中的新OA系统建设重点。厦门市政府办公厅果断放弃旧的OA系统，上线新的OA系统。
旧结构不合新需要
厦门市政府在办公自动化不断应用和推广过程中，就碰到了不少的问题，如“工作方式惯性”、“信息鸿沟”、“知识分布不均匀”、“应用水平低”、“技术跟不上”等，因此几年前的网络办公系统已经远不能满足厦门市政府现代化办公需求，逐渐暴露出一些问题。这些局限和原购于北京开思的OA系统有很大关系。当时开思OA软件采用的是Client／Server(客户机／服务器)结构。此结构把数据库内容放在远程的服务器上，而在客户机上必须安装相应软件。这种结构的程序是针对性开发，变更不够灵活，维护和管理的难度较大。通常只局限于小型局域网，不利于扩展。
2002年后开思软件由于自身经营问题，企业经营体制发生重大改变，使它在全国市场的售后服务难于到位，技术无法及时更新改进。这也促使厦门市政府办公厅起了更换系统的念头。
同时，基于Web系统、采用最新的B/S结构的第三代协同OA开始兴起，比原有C/S模式的OA，界面更加美观，操作更加简便，数据交互性能有较大的提升，可维护性强，可靠性、稳定性高。2006年1月，厦门市政府办公厅果断停止使用了原购于北京开思的OA系统。而采用B/S架构的开发商合强，得到了厦门市政府办公厅的认同。
落实责任提高效率
建立一个灵活的工作流转系统，在业务流转的过程中，提供了更加完备的监督和控制功能，在文件的流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理人，甚至更改各种不正常的状态，使各个部门、人员之间真正达到协同办公的目的以及对过程的控制和监督；并且有实时的功能，为用户提供完备的权利授予与收回功能，用户可以在自己无法参与办公的时候，将自己的权利授予他人暂时执行，并可以随时收回自己的权利，将各种人为的隐患降到最低。
为避免以前一些办事推诿的弊端，办文中增加了“办文责任人”及“办文督察”等功能，有效提高了办事效率。本市来文，由文电处发主办处室，由主办处室处长确定办文责任人；上级机关来文由文电处送厅领导批办，市领导提出办理意见，并指定主办处室，再由主办处处长确定办文责任人。办文管理中设置“办文督查”，设置具体权限进行办件查询统计、办件追踪及办件催办；可根据需要查询统计所有或某处室的办件、已办结件或未办结件；根据不同权限可对不同范围进行办件追踪及办件催办，办件催办将通过在线短信即时提醒被催办人。
厦门市政府办公厅信息处副处长蒋群星说：“最重要的是突破组织边界、地域边界，形成了闭环管理，解决了出现问题时责任不明晰，推诿扯皮以至于不了了之的情况，科室、部门之间透明度提高，大大提高了市政府的办公效率,也凸现了勤政为民的阳光形象。”（T121）
