传统的电子政务系统普遍采用的是有线网络通信方式和现场操作模式,公务人员一旦离开办公场所,便无法获得单位的实时信息,造成信息和决策的延误,而移动通信技术却可以很好地解决此类问题。
在英国,移动技术已经被政府广泛应用,用以实现和公众的各种交流。移动技术为政府办公和公众带来了哪些便利?又有哪些成功的应用和经验可供我们借鉴呢?
政府推动 全面实施
移动政务,主要是指无线通讯及移动计算技术,包括手机、掌上电脑、手持终端、平板电脑等移动终端,通过无线接入基础设施为公众提供服务。近年来,世界各国政府加快了移动技术在公共部门的应用,为公众提供更高效、高质的信息及服务成为各国政府关注的焦点。
2005年2月,英国政府正式启动旨在推动无线、移动信息技术在政府部门应用,支持移动工作的英国游牧项目,号召英国各地方政府充分利用移动技术改善政府服务,提高政府效率。
游牧项目得到了英国副首相办公室的支持,其实是目的在于进一步推动移动通信技术在英国各地方政府应用的一个项目。游牧项目的研究方向主要包括研究移动解决方案、业务案例开发、组织变革、技术整合和无线联接,它搭建了一个分享运用移动技术改善公共服务的平台,将各地方政府在移动技术应用方面的研究及实施成果进行总结,并系统组织和引导地方政府对移动技术在公共服务与管理方面进行系统试点应用,通过分享各地方政府在移动政务方面的经验,全面推动英国各地方政府通过移动技术应用提高政府工作效率,改善公共服务。
据有关专家介绍,在该项目的组织实施过程中,英国政府将移动技术在政府部门中的应用进行了比较完整的研究,研究方向包括移动解决方案、业务案例开发、组织变革、技术整合和无线联接。游牧项目还设置了多个有代表性的专业领域应用试点,为各地方政府的移动政务实施提供最佳实践参考,包括公众与市议员互动、统一评估、街道容貌、iTex短信服务、移动办公室、建筑控制、移动公墓等多方面的示范项目。
通过该项目的实施应用,英国各地方政府的工作效率得到明显提高。例如:坎布拉县市政厅在伦敦萨顿区最先实施的财务评估系统基础上进一步深化,社会福利服务工作组将平板电脑直接带到公众家里,现场提供评估服务,公众可以直接看到结果,省却了以往人工获取信息后返回办公室处理完毕后再给公众邮寄结果等许多不必要的过程。据初步估算,该项目实施以后,平均可以节约29%的服务处理时间,平均减少了47%的办公室工作时间,公众对评估的电话咨询从80%降至1%,公众对服务的满意度大大提高。又如诺维奇市政厅牵头的街道容貌项目包括道路检查、停车管理、环境卫生服务。通过项目实施,将减少检查需要的时间,处理流程直接从现场通过掌上电脑开始流转,从而减少不必要的纸质文件流通;减少从工作现场到办公室的往返奔波,从而增加了在一线工作的时间和效率。
服务能力显著提高
目前,伦敦、普林斯顿等许多英国城市都在致力于建设无线城市,将无线网络覆盖到城市的每一个角落,公众只要有笔记本电脑或掌上电脑,就可以随时随地地上网了解政府资讯及其他信息。伦敦市西敏寺区计划在该区建设无线城市,不但将无线网络运用在日常办公,为更多的公众提供无线上网服务;在街道安置摄像头及各种监测设备,通过无线联接将信号实时传回监控中心,解决了以往因需要铺装缆线费用巨大,一些老城区、古建筑很难铺装缆线的问题,方便了城市的设施管理、市容维护、环境监测、交通调控、应急指挥等工作。根据伦敦市西敏寺区市政厅的经验,一个固定摄像头的价格可以用来安装5个无线摄像头,无线摄像头的安装不但更便宜而且也更具灵活性。
移动通讯网有着比因特网高得多的覆盖率和使用率,因此其在为公众提供服务方面具有独特的优势。手机短信服务得到高度重视,居民可以通过手机短信获取相关政府资讯、办事信息甚至支付相关费用。伦敦市朗伯斯区就通过手机短信给求职者提供就业服务,“当然将资料放到网上很好,但所有人都有能上网的电脑吗?在一些区域还不行,手机短信成为显然的解决方案。”该项目的负责人格里菲思说:“市政厅能节约很多预算。目前区市政厅主管就业的部门仅是处理邮件和电话答复的开支就是15万镑,而该系统能够将这个花销减少1/3。”伦敦市的市中区通行费收缴是欧洲规模最大的基于手机短信的支付计划,司机只需要发送一个短信就可完成通行费的交纳。根据伦敦交通管理局的资料,通行费收缴26%通过网上支付,而目前通过短信支付的已达20%。短信交纳停车费、短信通知家长放学时间等服务在英国各地也有很多应用。
移动技术还使得政府工作人员能直接在现场而不是局限在办公室给公众提供便民服务。谢菲尔德市政厅给每一个市议员配置了一个PDA,议员可直接将公众反映的问题记录下来,通过电子表单(而不是记录下再打电话),没有任何延迟的直接转给相关政府部门。议员还可以将一个查询号码提供给公民,供其追踪处理结果。
多方协调 资源共享
由于移动技术的成功应用将不可避免地给地方政府的运行带来极大的影响,因此,在整个项目的实施过程中,将组织变革放在一个极其重要的位置。成功的电子政务项目的实施,必然牵涉多方利益调整,必须有强有力的行政力保证组织变革。信息技术的利用已在催化政府组织的变革,以小政府、大部门取代大政府、众多小部门似是我们可以预料的到的趋势。这将有利于真正实现小政府大社会,真正实现政府扁平化,将部门之间的利益冲突与纠葛化解为组织内部的协调与配合,大大降低组织间协调的人力、财力成本,并辅以信息技术利用实现高效管理、敏捷管理。
部门间的信息共享和信息的顺畅流通对于信息化项目的实施也十分重要。参与游牧项目的利兹大学商学院大卫.阿伦博士认为,移动技术在公共部门的应用提高了效率从而节约了资金,而且提高了服务提供的效能;离开组织因素实施移动政务项目是危险的,最重要的挑战之一就是公共部门不同机构间的信息共享。信息化项目的实施必须放到组织战略高度。实施移动政务项目和其他电子政务项目一样,首先应该关注的是组织战略目标及组织变革,其次是信息流,最后才是技术问题。
目前,英国移动政务的发展,已经催化出了一大批从事移动政务服务的厂商。从来自英国电信、沃达丰、O2这样的移动通讯巨头到无数的移动计算服务提供厂商,到PDA加密、数字电视、无线传输安全、移动数据保护、可用性评估等无数相关服务厂商,在英国已经形成了一个比较完整的移动政务产业链,这也是移动政务成功实施的前提之一。一些专家也指出,目前移动技术仍未成熟,在技术选择方面仍然要小心谨慎。
同时,英国游牧项目的组织实施中,将移动技术在政府中的应用从多个角度进行研究,并设置了多个有代表性的专业领域应用试点为各地方政府的移动政务实施提供最佳实践参考。由副首相办公室支持的游牧计划主要是对整个技术应用和组织变革研究、实施的政策引导和框架设计,组织和协调各地方政府工作。由参与的各地方政府牵头,联合科研、咨询机构开展工作,这既保证了资源的合理配置与资源共享,又保证了各地方政府的积极性和创造性。(t227)