CFO敦促CIO上马一套新的IT系统,不可思议吗?其实不。对所有IT投资进行综合规划,跟踪现有系统的拥有成本,预测所需资源,分析投资回报,这些全都能在一个量身配置的IT治理体系中实现。CFO何乐而不为呢?
ITIL (IT Infrastructure Library, IT基础架构集成)是现今CIO口中的又一个流行词。实施ITIL过程中最困难、也最关键的问题是先弄清楚企业目前最需要的是什么,即关注最高优先级的项目。不同企业、不同的经营阶段都会有不同的优先级。掌握了当下的需求,便更容易定义ITIL的实效,找到适当的切入点,对资源进行合理分配。
怎么划分优先级?这是许多公司正面对的问题。每个公司都有自己的战略,以及实现这个战略所开展的计划。这取决于公司的模式,如果是以降低成本为导向的企业,则根据衡量成本来设定优先级的指标;如果是以增长和创新为导向的企业,就根据业务的创新和增长点来设置指标。
一般来说,企业都会通过这样三个问题来区分项目的优先级:IT的投资是否支持业务战略?它的成本是怎样的?它是否有风险?
国际著名咨询机构Standish Group 对IT类项目实施结果的统计数据显示:16.2%的IT类管理项目实现了目标;52.7%的项目需要补救;31.1%的项目都失败了。Standish Group的董事长Jim Johnson说:“项目失败很少是出于技术原因。”如同业务上的失败一样,项目失败常常是由管理不当等其他因素所致。
爱哭的孩子有奶吃
IT Govermnce(IT治理)实际上就是做出IT投资决策的过程,包括如何做决策,由谁来做决策,如何衡量决策的结果,如何监控决策的执行过程等。在公司里,获得资金最多的往往是抱怨声最大的部门,而不是那些恰恰最需要资金的部门。这也正应了一句中国俗语:“爱哭的孩子有奶吃。”其实,这是很不科学的,容易引起部门之间的斗争,耗费无谓的精力。
2005年,Forrester发布的企业IT治理研究报告把IT治理成熟度分为四个等级。其中最高一级是指IT治理流程在企业范围内得到全面的采用和优化,实现了强有力的IT组合管理流程,从而保证做出的所有IT投资决策都为最优。也就是说,IT战略成为企业整体战略的一个组成部分。
然而,目前很多企业还停留在为IT而IT的层面上。在IT规划之初,就没有从企业全局的战略角度考虑过,是为了实现什么而投资这个项目。这需要一个企业级的视图对目标进行总览,使决策层看到各部门的需求在整个业务战略中所处的位置,以及业务需求所需的成本,然后再决定哪些项目值得投资。
许多组织都有跨部门的项目需求。一个IT组织可能领导一个开发项目,但它需要其他的商业单元例如销售、市场和生产单元作为输入条件。所有的这些都需要被整合,或者说,在许多项目里,不同的部门都会有资源冲突。
CFO更需要IT治理
成立于1969年的香港国际货柜码头(HIT),作为和记黄埔港口属下的旗舰公司,处理着香港葵涌货柜港逾五成的货物吞吐量。对于这样的一家世界顶尖级货柜码头经营商来说,现代化的管理模式、先进的技术设备和IT系统显得尤其重要。
HIT每年的IT支出约为一亿两千万港币,这是一笔数额相当巨大的投资。每一年,CFO在审批IT预算的时候,都会问CIO,这些钱用来干什么?大多数时候CIO都告诉他,有很多已有系统需要维护,有更多的新系统需要上线。但这并不是CFO想要的答案,他想知道得更深入,比如我们为什么需要这些系统。
以前,IT部门每个月都会发给财务部一个当月报告,详述IT部门的两百多人都做了些什么,花了多少钱。作为一家全球性机构,香港国际货柜码头的部门分布于20多个国家和地区,要完成一份用业务语言表达的IT报告至少需要三到四个星期。所以,每个月CFO收到的“最新报表”往往已经是一个月,甚至两个月以前的。
这对一个对信息流通速度要求极高的企业来说,实在是太久了。CFO手上的报表早已不能反映当下的业务需求和反馈。CFO因此而头疼,根据这样的数据,怎么批下一年或者下一季度的IT预算?这个难题困扰了他很久。
一个偶然的机会,CFO通过一位CA公司的朋友,第一次接触到了Clarity ITG(注),觉得它似乎正好指向自己头疼的症结所在。但他并不懂得IT治理的概念,于是就敦促CIO和CA取得联系。
由于公司所有的数据,不论是项目管理、财务,或人力资源,都在它们各自所属的部门里。要从不同系统中取出资料完成一个清晰的报表,其实并不容易。
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